« Salut Jonathan, on veut organiser un Team Building avec 70 participants.
- Excellente idée.
- Entièrement digital.
- Évidemment.
- On peut le préparer cette semaine ?
- Allez, celle-là, on ne me l’avait pas encore faite ! »
Au bout du fil, les coordinateurs du Réseau LiEU souhaitent proposer un moment inédit à leur communauté constituée de professionnels de la valorisation de la recherche des universités francophones de Belgique. Comme beaucoup, celle-ci a souffert de la distanciation physique imposée par la pandémie de COVID-19.
Ils me lancent donc un défi : créer une activité de Team Building 100% virtuelle. Le but ? Rassembler les équipes, stimuler les échanges, les liens et ressentir, malgré la distance, la chaleur des relations entre collègues.
Challenge accepted !
Pour orchestrer cette aventure aussi folle qu’innovante, nous avons tout d’abord constitué une équipe motivée et créative qui s’est fixé les objectifs suivants :
fédérer les membres de la communauté ;
ressentir leur présence, la complicité et le réconfort des liens humains ;
apprendre ou réapprendre à se connaître ;
vivre ensemble une expérience inoubliable ;
s’amuser, rire, décompresser et prendre du plaisir.
Clair, net, précis.
Comme dirait l’autre : « il n’y a plus qu’à ! »
La co-construction d’une idée magique
Étape par étape, j’ai accompagné l’équipe opérationnelle dans la concrétisation d’un projet unique.
Trois sessions d’idéation, de réflexion, de convergence, quelques tasses de café et une flopée d’idées plus tard : nous avons donné vie à l’activité.
Nous nous apprêtons à embarquer plus de 70 personnes dans une épopée spatiale. Mais avant, laissez-moi vous présenter les éléments structurants de notre navette...
Le fil conducteur. La sélection du thème, « À la conquête de Titan, la plus grande lune de saturne », s’est avérée être un point de départ parfait pour l’effusion d’idées et de créativité.
·Un storytelling cohérent. Pour embarquer les troupes, notre histoire devait être haletante : introduction immersive dans ce récit virtuel, succession de chapitres associés à des activités ou épreuves, clôture en apothéose… Chaque étape concourait à un objectif clair : faire décoller la navette et l’ambiance !
Des activités rassembleuses. Pour pousser chacun à l’action tout en y trouvant du plaisir, j’ai constitué différentes équipes et veillé à la balance entre créativité, réflexion et coopération lors des épreuves. Même dans l’espace, tout est une question d’équilibre.
Une maîtrise des technologies. Digitaliser le Team Building représentait un défi de taille compte tenu des contraintes de budget et de temps. J’ai exploré l’existant pour concilier notre scénario à des activités techniquement réalisables via des outils accessibles. Leur manipulation a été facilitée par une préparation des participants en amont grâce à des tutoriels en vidéo et à une séance d’entraînement.
Une immersion élevée. Chaque détail a été soigné pour créer notre univers virtuel : ambiance musicale et sonore, présentations, vidéos et visuels attractifs, arrière-plans plus vrais que nature, jeu de rôle léché pour l’équipe d’animation…
Un timing précis. Derrière une aventure fluide et d’apparence simple se cache une organisation minutieuse. Chaque étape a été décortiquée et les responsabilités réparties entre les animateurs pour que le mécanisme tourne sans accroc. Tout a été anticipé – jusqu’aux scénarii de secours – pour leur permettre de se concentrer sur l’expérience des participants.
Des clins d’œil : l’histoire a été parsemée d’anecdotes, références et private jokes, une bouffée d’oxygène en plein vol ! Par exemple, l’intelligence artificielle de la navette portait le nom du programme informatique utilisé par le réseau LiEU.
Après plusieurs heures de travail, nous avons matérialisé un événement de 2h30, capable d’accueillir de 36 à 80 participants simultanément et articulé autour de cinq grands chapitres. La destination finale ? Le lancement de notre fusée, direction Titan !
Un pied dans l’espace l’autre dans le PCM
Au vu des objectifs ambitieux, je ne souhaitais pas m’arrêter là ! Cette aventure vers la lune de Saturne a été un terrain d’expérimentation de ma pratique du Process Communication Model.
Du PCM dans un Team Building 100% virtuel. Vraiment ?
Création de lien, fluidité, cohérence et sérénité : pour moi, utiliser le Process Communication Model lors de cet événement digital était une évidence.
Si vous ne connaissez pas encore le PCM, je vous invite à consulter cette section pour en apprendre davantage sur ce fabuleux outil de communication et de compréhension des comportements.
Et puisque je suis vraiment sympa, je vous dévoile les trois axes de déploiement du modèle.
Team Building et PCM : 3 utilisations concrètes
1 | Mobiliser les participants selon leurs perceptions individuelles
Dans le PCM, il existe 6 étages de personnalité (vous pouvez les découvrir dans cet article) que nous développons tous à des degrés différents et qui sont caractérisés par 6 façons de percevoir le monde. Chacun d’entre nous bâtit de manière dominante 2 ou 3 étages, ce qui influence directement nos comportements, manières de communiquer, motivations et environnements préférés.
Lors d’un Team Building, nous serons principalement plus réceptifs aux éléments en phase avec nos étages dominants. Certains participants seront donc plus sensibles à l’humour et aux blagues, d’autres à la structure et aux règles du jeux, d’autres encore à la collaboration et au partage, d’autres finalement à l’engagement nécessaire pour accomplir la mission.
Sur cette base, chaque intervention de l’animateur – depuis l’introduction jusqu’à la conclusion, en passant par les phases de transition et de jeu – doit être pensée pour s’adresser aux 6 étages de personnalité et permettre à chacun d’y trouver son propre intérêt.
Concrètement, j’ai glissé dans le storytelling de cette mission Titan :
une structure claire, des étapes bien définies et des règles du jeu univoques (perception pensée) ;
un besoin d’engagement pour accomplir la mission et la mise en exergue de valeurs fondamentales (perception opinion) ;
l’importance des liens interpersonnels dans les équipes (perception sentiments / émotions) ;
une invitation à l’imaginaire par le fil conducteur (perception imagin’action) ;
du fun et de l’humour tout au long des chapitres (perception réaction) ;
du défi, du passage à l’action et de l’adrénaline (perception action).
2 | Mieux se connaître par une formation d’équipe judicieuse
Durant la première étape du jeu, les équipes formées au hasard ont déterminé leur nom, leur cri de guerre et leur blason grâce à trois valeurs fortes à défendre pendant la mission.
Les membres de l’équipe devaient se répartir des expertises. Sans forcément se connaître, ils ont échangé sur leur personnalité, au boulot ou dans la vie privée, et partagé des anecdotes afin de fixer, ensemble, la répartition des six rôles par groupe.
Six rôles comme les six étages du PCM ? Bingo !
1. Leader : orienté action, il trouve des solutions rapidement et aime prendre des risques.
2. Constructeur : logique, organisé, rationnel, il a un esprit de synthèse et de structure.
3. Créatif : spontané et original, il possède un grand sens de l’humour.
4. Visionnaire : imaginatif, calme et réfléchi, il est capable de se projeter dans l’avenir.
5. Grant du bien-être : chaleureux et compatissant, il crée l’harmonie est est orienté bien-être des autres.
6. Garant des valeurs : engagé, il possède des valeurs fortes et est capable de défendre ses idées et opinions.
Durant cette étape, les participants ont lancé rapidement la discussion sur leurs étages préférentiels : ils pratiquaient les bases du PCM sans le savoir !
Grâce à quelques mots clés, chacun a exploré ses zones de confort et observé celles des autres. À certains moments, ces choix paraissaient évidents tandis qu’à d’autres, ils généraient des échanges étonnants et créateurs de liens.
La magie du PCM ? Colorer les individualités
Une fois l’expertise assignée, chaque participant lui attribuait sa propre coloration en expliquant pourquoi elle lui a été confiée. Comme le démontre ces exemples, beaucoup sollicitaient un étage supérieur de leur personnalité dans leur description : un garant du bien-être qui aime organiser des fêtes, un leader soulignant l’importance que chacun trouve sa place dans l’équipe ou encore un constructeur dont l’esprit cartésien ne freine pas la grande imagination.
Cette étape a ainsi offert une belle démonstration de la pluralité de nos personnalités et des capacités du modèle à ne pas nous enfermer dans des cases.
3 | Rassembler les experts lors de challenges spécifiques
À la surprise générale, les équipes ont été divisées en cours d’aventure. Sur base des expertises, six nouveaux groupes ont été formés pour mixer les participants et générer plus d’interactions.
Les groupes de leaders, constructeurs, visionnaires, créatifs, garants du bien-être et garants des valeurs se sont chacun vu confier une épreuve spécifiquement conçue pour susciter un maximum de motivation et de plaisir : par exemple, les constructeurs ont créé le plan de la future station, les créatifs le marketing de la mission, les visionnaires la projection de la vie sur Titan 50 ans après l’arrivée des premiers Terriens…
J’ai été bluffé par la capacité des équipes à enclencher la mission, communiquer et atteindre un résultat. À vrai dire, les réalisations ont dépassé toutes mes attentes !
Lors du dernier chapitre de l’aventure , les participants ont découvert les créations de l’ensemble des équipes d’experts avec, à la clé, beaucoup d’étonnement et d’éclats de rire.
Décompte final et perspectives
À la fin, les participants étaient heureux d’avoir aboli les distances à travers cette épopée spatiale et virtuelle où chacun a puisé ce dont il avait besoin : de l’adrénaline, du partage, de l’évasion, des liens ravivés ou encore un nouveau souffle au sein de la communauté LiEU.
Le compte à rebours final s’est ainsi clôturé par une magnifique victoire : le partage d’une expérience unique et fédératrice.
Mes 3 apprentissages au cours de cette aventure :
s’allier à une équipe moteur, motivée et soudée reste un gage de réussite ;
le PCM est décidément un couteau-suisse aux mille usages ;
chacun d’entre nous a besoin de liens, de s’évader et de vivre des expériences collaboratives et ce, même en digital.
Les réactions étaient pour le moins...unanimes :)
Prêts à décoller ?
Ce projet m’a donné l’envie d’aller plus loin en proposant à des équipes de tous horizons de pouvoir vivre une telle expérience.
Explosion de créativité, dépassement de vos limites, voyage à travers l’espace-temps pour réunir vos collègues, ça vous parle ?
Pour en savoir plus ou organiser une activité similaire pour votre équipe, vous pouvez me contacter via jonathan@simplexity.be.
Je tiens à remercier Fabienne Hocquet, Alexia Louchet, Julien Lefévère (concepteur de la vidéo d'intro ci-dessous) et Delphine Stordeur du réseau LiEU pour ce fabuleux moment de co-création. Je remercie aussi Sarah Giancaterini avec qui j’ai commencé à dessiner l’avenir de ce service. 2021 sera pleine de surprises.